プロジェクター
みなさんは、会議の準備で山のような資料をコピーするのに大変な努力をしてい
るのではないだろうか。
その努力にも関わらず、その資料は会議が終わるとほとんど見ることはないので
はないだろうか。そうして、みんなで同じ資料をそれぞれバインダーに綴じこん
でいて、会議のたびに持ってきたりする。
これははっきり言って無駄であるし、会議をやっているのか、資料の読み合わせ
をやっているのかわからない。
なので、コンサルタントはなにかと「プレゼンテーションをさせてほしい。」と
か「プロジェクターを用意してほしい。」というわけだ。
現時点で最も有効なプレゼンテーションはパソコンを使ったプレゼンテーション
なのだ。なんといっても実施直前まで修正が可能な点は他の方法をはるかに上回
る利点だ。
実際にやってみるとわかるが、プロジェクターでは細かい文字は見えにくい。な
ので、必然的に要点を絞ったチャートを多用することになる。
もちろん、議論も活発になりやすいので有益だ。
単なる進捗会議であったとしても、エクセルの進捗一覧表を参加者に配って、た
んたんと報告するよりも、パワーポイントを使って、遅延している主要なタスク
とその原因と対策について１枚のスライドで説明したほうが報告を受ける人には
はるかにわかりやすい。
ペーパレスにもなるが、会議を活性化する効果のほうが大きい。
プロジェクターも安価になってきているので、可能であれば会議室に１台常備し
たいところだ。コンサルティングファームでは、複数のプロジェクターを使った
会議を普通に行っているところもある。